Ausgangssituation

Die Hawk Intelligent Technologies GmbH (Hawk) ist ein Unternehmen, das Lösungen anbietet, um betriebliche Entscheidungen mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) zu vereinfachen. Dabei stehen vor allem die Optimierung, Organisation und Feinabstimmung, der Personaleinsatz- und Produktionsplanung im Rahmen der industriellen Produktionsprozesse im Fokus. Hierfür bietet Hawk folgende Produkte und Dienstleistungen an: „Hawk Production Platform“ mit Modulen wie getaⁱplan für hochflexible Personaleinsatzplanung, Sicherheitspass, Produktionsplanung; KI-Consulting und Entwicklung sowie KI-gestützte Prognosen und Entscheidungen z. B. Vorhersagen von Auftragsvolumen und optimale Fertigungsabläufe.

Im Kontext der internen Themen „Qualifizierung und Kompetenzmanagement“, „Arbeitsorganisation und Arbeitsgestaltung“ und im Besonderen der „Kapazitätsplanung und Termintreue“ möchte Hawk den Einsatz von KI-Lösungen auch intern vorantreiben, um sich den Marktanforderungen flexibel anpassen zu können.

Bei Hawk findet die Projektverwaltung, zu der Kundenprojekte als auch interne Projekte gehören, bis ins Detail digital statt. Daten liegen strukturiert vor und sind somit für ein KI-Projekt direkt nutzbar. Die Kopplung der Projektplanung mit der Kapazitätsplanung erlaubt besonders realistische Planungen. Die äußerst komplexen Prozesse sollen in Zukunft vereinfacht werden. Dabei stellen die Methoden zur Bewertung und Priorisierung die relevanten Aspekte dar, um in Zukunft Entscheidungsprozesse effizienter, schneller und vor allem unter Berücksichtigung historischer Daten durchzuführen.

Die Einführung einer KI-basierten Plattform fordert auch eine interne Transformation z.B. in den Abläufen oder Rollenfunktion bei Hawk, was die Teilnahme am Projekt KI-ULTRA begründet.

 

Lösungsansatz

Es sollte die hauseigene KI-Lösung, die “Hawk Production Platform” eingeführt werden. Normalerweise ist diese für industrielle Prozesse ausgelegt, allerdings hat sich gezeigt, dass diese Plattform mit Lösungsmodulen für z.B. Zeiterfassung, Qualifikationsmanagement und Planungsprozessen wie der Kapazitätsplanung ideal geeignet ist, um auch für interne Abläufe genutzt werden zu können.

Die KI soll dabei helfen zu identifizieren wer, wann, in welchem Projekt am sinnvollsten unterstützen könnte, um die Liefertreue als auch die Kapazitätsplanung zu optimieren.

Das Projekt wurde in drei Phasen aufgeteilt. In der ersten Phase wurden alle Abteilungen und alle Hierarchieebenen der Firma involviert, um die Anforderungen zu erfassen und das Projekt realistisch aufzusetzen. In der zweiten Phase wurde die Plattform eingeführt – zunächst manuell, das heißt ohne KI-Unterstützung. In dieser Phase sollte auch die Transformation vollzogen werden. In diesem Zuge werden auch die Guidelines des KI-ULTRA Projektes getestet. In der letzten Phase wird die KI implementiert.

 

Beteiligte Interessensgruppen

• Das Projekt wird durch die Abteilung Technology geführt, wobei für die Umsetzung praktisch alle Mitarbeitenden aus dem Unternehmen involviert sind.
• Gegebenenfalls sind auch Kund*innen von Hawk beteiligt.

 

Technologie

Die eingesetzte KI-Technologie wird vom Hawk selbst gefertigt.

In der „Hawk Production Platform“ wird auf ein KI-System gesetzt, welches zum Teil auch generative KI-Verfahren integriert hat. So werden Verhaltensweisen und situationsbedingte Planungsentscheidungen erlernt und in zukünftigen Berechnungen berücksichtigt. Dadurch werden bessere Ergebnisse in deutlich kürzerer Zeit erzielt.

 

Herausforderungen

Die KI-Plattform muss an die verschiedenen im Unternehmen eingesetzten SaaS-Lösungen von Drittanbieter*innen angeschlossen werden, wie z.B. an das CRM-System (Salesforce) oder Atlassian.

Zusätzlich benötigte der Umbau der Prozesse auch ein Change-Management im Unternehmen. Die digitale Transformation erfordert auch die Schaffung neuer Verantwortlichkeiten und Rollen sowie einer umfassenden Kommunikation für eine hohe Transparenz. Durch die frühe Projekt-Integration der Mitarbeitenden konnte eine hohe Akzeptanz im Unternehmen geschaffen werden, die allerdings auch mehr Zeit in Anspruch nahm als erwartet.

 

Ergebnis

Bei Hawk ist nun die “Hawk Production Platform” fester Bestandteil der Unternehmensprozesse und ein integraler Bestandteil für die Priorisierung der Projekte.  Unter Einsatz der Plattform wurden bereits verschiedene Projekte durchgeführt, wodurch sich die eigene Arbeitsqualität anhand der erzielten Ergebnisse verbessert hat. Die deutlich schnelleren Entscheidungen führten zur Reduzierung der Anzahl der Meetings und deren Dauer. Darüber hinaus hilft die KI-Lösung auch, Kapazitäten besser zu allokieren. Frei gewordene Kapazitäten helfen neue Projekte zu akquirieren.

 

Learnings

• Eine KI-basierte Transformation erfordert ein hohes Maß an Kommunikation und Transparenz.
• Weiterentwicklungsfähigkeit der Services innerhalb der Firma müssen gegeben sein.

Standardprozesse und Architekturen sowie Datenqualität und Kompatibilität sind Erfolgsfaktoren bei einem KI-Projekt, allerdings zeigt sich auch, dass mit der Einführung von KI Prozesse verändert werden müssen.