Ausgangssituation

Die Agentur für Erwachsenen- und Weiterbildung (AEWB) ist die zentrale Dienstleisterin und Service-Anbieterin für alle anerkannten, öffentlich geförderten Erwachsenenbildungseinrichtungen in Niedersachsen. Eine ihrer Kernaufgaben besteht in der Berechnung und Auszahlung der Finanzhilfen an die Erwachsenenbildungseinrichtungen nach dem Niedersächsischen Erwachsenenbildungsgesetz (NEBG). Dafür werten drei Mitarbeitende jährlich circa 105.000 Nachweise mit definierten Informationen zu jeder durchgeführten Bildungsveranstaltung aus. Diese Prüfung erfolgt unter Nutzung einer Software, die abgelöst werden soll. In Verbindung mit der weiterentwickelten Software sollen Mitarbeitende durch Automatisierung von Routineaufgaben entlastet und langfristig durch KI-generierte Entscheidungsvorschläge bei der Nachweisprüfung unterstützt werden. Perspektivisch wird ebenso über den Einsatz von KI in Verbindung mit Texterkennung nachgedacht, um automatisierte Textanalysen mit dem Ziel der Identifikation von Trendveränderungen bei Bildungsinhalten und -formaten zu erhalten.

Lösungsansatz

Die Weiterentwicklung der Software, die die Mitarbeitenden bei der Prüfung der Bildungsveranstaltungen sowie bei der Berechnung unterstützt, erfolgt in Kooperation mit einem externen Softwaredienstleister. Dabei hat sich herauskristallisiert, dass der Einsatz von KI noch kein Ziel der laufenden Weiterentwicklung ist. Vielmehr soll bei der Weiterentwicklung der Software zunächst ein höherer Grad an Digitalisierung erreicht werden, um die Mitarbeitenden besser zu unterstützen und zu entlasten. Zudem sollen die Daten von den Erwachsenenbildungseinrichtungen so an die AEWB übermittelt werden, dass Trendveränderungen bei Bildungsinhalten und -formaten identifiziert werden können.

Beteiligte Interessensgruppen

• Mitarbeitende
• Geschäftsführung
• Abteilungsleitung
• Betriebsrat (davon 1 Betriebsrat am Projekt beteiligt)

Technologie

Eine sehr große Menge von Daten hoher Qualität ist eine Voraussetzung für den Einsatz von Technologie, die mit einem hohen Grad an Digitalisierung oder KI verbunden ist. Deshalb wird die Datenbasis verbreitert und eine qualitative Aufbereitung der Daten angestrebt. Dazu sollen die Texte der anerkannten, öffentlich geförderten Erwachsenenbildungseinrichtungen, die mit der Prüfung der Bildungsveranstaltungen sowie der Berechnung und Auszahlung von Finanzhilfen in Verbindung stehen, möglichst umfassend gesammelt und systematisch strukturiert werden.

Herausforderungen

Die AEWB schätzt es als schwierig ein, Informationen, Wissen und Know-how zu einer unmittelbaren KI-Projekt-Umsetzung schnell, zuverlässig und sicher aufzubauen. Deshalb wird der Einsatz von KI in der laufenden Software-Entwicklung noch nicht angestrebt.

Bei einer Einführung von KI, die zur Prüfung der Bildungsveranstaltungen sowie Berechnung und Auszahlung von Finanzhilfen eingesetzt wird, muss die Rechtssicherheit der Entscheidungen auch mit KI sicher gewährleistet sein. Dementsprechend ist die Nachvollziehbarkeit und ein Nachweis der Qualität der KI-Ergebnisse für die AEWB von besonderer Bedeutung. Zudem ist der erhöhte Aufwand für die AEWB in personeller und finanzieller Hinsicht eine hohe Hürde – dies insbesondere vor dem Hintergrund, dass alternative Lösungsansätze aufgezeigt wurden.

Ergebnis

Die weiterentwickelte Software wird voraussichtlich im Frühjahr 2024 fertig programmiert sein. Die Übermittlung der Daten der Erwachsenenbildungseinrichtungen an die AEWB erfolgt zweimal jährlich, jeweils im Frühjahr und Herbst. Voraussichtlich wird die neue Software im Frühjahr zunächst im Testbetrieb und ab Herbst 2024 im Echtbetrieb eingesetzt werden. Ebenso wurden die Voraussetzungen geschaffen, dass ab 2025 eine Textanalyse zur Identifikation von Trendveränderungen bei Bildungsinhalten und -formaten möglich wird. Hierfür soll ein externes KI-Dienstleistungsunternehmen beauftragt werden.

Learnings

Das KI-ULTRA Projekt wird in der AEWB positiv wahrgenommen. Ohne KI-ULTRA wäre keine perspektivische KI-Lösung ins Auge gefasst worden. Außerdem fließen durch das Projekt neutrale und nicht von kommerziellen Interessen beeinflusste Informationen zum Aufbau von notwendigem Know-how in die Organisation ein. Als besonders wesentlich hat sich die moderierte Prozessanalyse mit dem Fokus „Schnittstelle Mensch-Maschine“ herausgestellt. Dieser Workshop führte zum zentralen Impuls für eine weitreichendere Digitalisierung der Arbeitsabläufe.

Zudem war die Information überaus hilfreich (und entlastend), dass KI-Softwarelösungen keinesfalls für jeden Anwendungsfall stets neu entwickelt werden müssen, sondern dass es auf dem Markt standardisierte KI-Softwarelösungen, wie zum Beispiel für Texterkennung gibt, die für den Anwendungsfall angepasst werden können.