KI-ULTRA
Fallberichte
Hier finden Sie Fallbeispiele aus den Organisationen, die als Unternehmenslabore am Projekt KI-ULTRA teilgenommen haben.
Fallberichte
29 Unternehmen wurden im Rahmen der Feldforschungsphase von KI-ULTRA bei einem KI-Einführungs-projekt begleitet. Dabei wurden über einen Zeitraum von 6 bis 18 Monaten immer wieder Gespräche geführt, unterschiedliche Stakeholder befragt, gemeinsame Workshops zu wichtigen KI-Themen durchgeführt und so eine tiefgehende ethnographische Begleitung des Einführungsprojekts erreicht. Im Rahmen dieser Feld-forschung entstanden Fallstudien aus den einzelnen Unternehmen, die als wertvolle „Best-Practice“ ebenso wie als „Lessons Learned“ für andere Unternehmen dienen können. Stöbern Sie durch die einzelnen Berichte und lassen Sie sich inspirieren!
29 Unternehmen wurden begleitet
Dauer der Begleitung: 6-18 Monate
Entstanden sind wertvolle Best Practices!
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Eine Auswahl spannender Fallberichte
ALLCURA Versicherungs-Aktiengesellschaft
System zur laufend aktuellen CO2-Bilanzierung für Kundeninformation und Nachhaltigkeitsbericht
ALLCURA Versicherungs-Aktiengesellschaft
Sitz: Hamburg
Anzahl der Mitarbeitenden: 33
Gründungsjahr: 2010
Zulassungsjahr: 2011
Branche: Versicherung
ALLCURA Versicherungs-Aktiengesellschaft
System for continuously updated CO2 accounting for customer information and sustainability report
ALLCURA Versicherungs-Aktiengesellschaft
Registered office: Hamburg
Number of employees: 33
Year founded: 2010
Year of registration: 2011
Industry: Insurance
Ausgangssituation
Die ALLCURA Versicherungs-Aktiengesellschaft ist ein Spezialist für Vermögensschaden-Haftpflichtversicherungen und veröffentlicht einen Nachhaltigkeitsbericht, der alle vier Jahre überarbeitet wird. Obwohl sie nicht zu den Unternehmen gehört, die bisher dazu verpflichtet sind, soll auch die CO2-Bilanz ausgewiesen werden. Die ALLCURA Versicherungs-AG beobachtet, dass bei Kundenentscheidungen zur Risikodeckung Informationen über Nachhaltigkeit und Ressourcenverbrauch eine weit größere Rolle spielen, als noch vor wenigen Jahren. Weiter wird die Pflicht zur Nachhaltigkeitsberichterstattung stark ausgeweitet und ab 2024 aller Voraussicht nach für Unternehmen gelten, auf die zwei der folgenden Kriterien zutreffen: mehr als 250 Mitarbeitende, über 40 Mio. € Umsatz, Bilanzsumme über 20 Mio. €. Dies schließt ein, dass die Wirtschaftsprüfer ab 2025 die CO2-Bilanz dieser Unternehmen für das jeweils vorher gehende Geschäftsjahr prüfen müssen. Vor diesem Hintergrund möchte die ALLCURA Versicherungs-AG auf möglichst effiziente Weise noch vor 2024 laufend aktuelle Informationen über ihre eigene CO2-Bilanz verfügbar machen. Um dies zu erreichen, arbeitet das Unternehmen an einem, mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) verbundenen Lösungsansatz, der sowohl die Berechnung des jeweils aktuellen CO2-Verbrauchs als auch der Wirkung von Geschäftsaktivitäten zur Kompensation dieses Verbrauchs umfasst.
Lösungsansatz
Für die Ermittlung des CO2-Verbrauchs werden bei der ALLCURA Versicherungs-AG beispielsweise auf den Reisekostenformularen neben den Reisemitteln die verbrauchten Energie- und Treibstoffarten erfasst und die Strecken von den Reisenden in einen Entfernungsrechner eingegeben. Insgesamt ist es aber zur Erstellung der CO2-Bilanz für den Nachhaltigkeitsbericht notwendig, die relevanten Rechnungen aus den Leistungsordnern herauszusuchen, in Excel-Tabellen zu übertragen und den mit ihnen verbundenen CO2-Verbrauch manuell zu berechnen. Bei dem neuen Lösungsansatz sollen alle Rechnungen direkt eingescannt und der CO2-Verbrauch automatisch berechnet werden. ALLCURA hat sowohl ein IT-Dienstleistungsunternehmen gefunden, mit dem dieser Ansatz unter Einsatz von KI-Technologie verfolgt werden kann, als auch zwei andere mittelständische Unternehmen, die sich daran beteiligen wollen. Bei erfolgreichem Training der KI-Technologie mit gezielt aufbereiteten Daten sollen laufend aktuelle Informationen über den CO2-Verbrauch und die quantifizierte Wirkung von Geschäftsaktivitäten zur Kompensation dieses Verbrauchs und somit über den aktuellen Stand der CO2-Bilanz verfügbar sein. Bei zunehmender Bedeutung von Informationen über Nachhaltigkeit und Ressourcenverbrauch bei Kundenentscheidungen würde dies einen Wettbewerbsvorteil darstellen. Ein weiterer Wettbewerbsvorteil kann entstehen, wenn die ALLCURA Versicherungs-AG ihre Absicht umsetzen kann, bei dem IT-Dienstleistungsunternehmen einen Gesellschafterstatus zu erlangen und so das System zur CO2-Bilanzierung ihren Kunden über eine Lizenz zur Verfügung stellen zu können.
Beteiligte Interessensgruppen
- Vorstandsvorsitzender und Gründungsmitglied der ALLCURA Versicherungs-AG
- Projektteam (Controlling, Sekretariat/Reiseplanung, Risikozeichnung/Datenschutz)
- Aufsichtsrat (beim Erwerb von Gesellschafteranteilen, es handelt sich satzungsgemäß um ein zustimmungspflichtiges Geschäft)
- zwei weitere am Projekt beteiligten mittelständische Unternehmen
- IT-Dienstleister
- Softwaredienstleister der Buchhaltung
Technologie
Die ALLCURA AG möchte keine Daten mehr von Dokumenten in Excel-Tabellen übertragen, sondern zumindest Daten von Formularen direkt in ihre Buchhaltungs- und Verwaltungssysteme einscannen können. Dazu wurden die relevanten internen Formulare so angepasst, dass sie die damit verbundenen Anforderungen erfüllen und die Daten enthalten, die zur Generierung der notwendigen Informationen für die CO2-Bilanz notwendig sind.
Herausforderungen
Bei der ALLCURA Versicherungs-AG werden die Buchhaltungsdaten auf ein Laufwerk abgelegt und dann in das, vom ausgewählten Softwaredienstleister lizenzierte, Buchhaltungssoftwaresystem eingespielt. Zur Erstellung der CO2-Bilanz ist es notwendig, die dafür relevanten Daten aus den Buchhaltungsdaten zu extrahieren. Dies kann geschehen, indem ALLCURA die für die CO2-Bilanz relevanten Daten mit einem Tool extrahiert und dann in das Buchhaltungssoftwaresystem einspielt. Ebenso wäre es möglich, dass ALLCURA das Tool dem Softwaredienstleister zur Verfügung stellt und dieser die CO2-Bilanz relevanten Daten ohne Zwischenschritt direkt extrahiert. Da der Softwaredienstleister eine viel größere Datenmenge verfügbar machen könnte als eine Gruppe mittelständischer Unternehmen, wäre dies auch in Bezug auf das Training einer KI zu einer möglichst genauen Datenextraktion die bessere Lösung. Der Umfang der angestrebten Reduzierung des Aufwands zur CO2-Bilanzierung und Informationsgewinnung hängt damit wesentlich davon ab, ob sich ALLCURA mit dem Softwaredienstleister auf diese bessere Lösung verständigen kann.
Ergebnis
Wie aus dem Abschnitt zum Lösungsansatz hervorgeht, besteht das Kernziel des ALLCURA-Projekts darin, ein System zur CO2-Bilanzierung auf Grundlage laufend aktueller Informationen über den CO2-Verbrauch und die quantifizierte Wirkung von Geschäftsaktivitäten zur Kompensation dieses Verbrauchs verfügbar zu machen. Einer der Zwecke des angestrebten Lösungsansatzes besteht in der Reduzierung des Aufwands zur CO2-Bilanzierung und Informationsgewinnung aus den damit verbundenen Daten. Wenn es ALLCURA gelingt, sich mit dem Buchhaltungssoftwaredienstleister darauf zu verständigen, dass der Dienstleister die CO2-Bilanz relevanten Daten mit einem von ALLCURA zur Verfügung gestellten Tool direkt extrahiert, wird die Reduzierung des Aufwands zur CO2-Bilanz-Erstellung wesentlich höher ausfallen, als wenn ALLCURA diese Daten selbst extrahieren muss und erst dann in das Buchhaltungssoftwaresystem einspielen kann.
Learnings
Unabhängig davon, in welchem Maß der Lösungsansatz tatsächlich umgesetzt werden kann, ist interessant, dass auch für die ALLCURA Versicherungs-AG die größte Schwierigkeit darin bestand, einen IT-Dienstleister zu finden, mit dem zunächst die mit KI-Einsatz verbundene Umsetzbarkeit des Projektvorhabens eingeschätzt werden konnte.
Der Fall des Projekts der ALLCURA könnte ein Beispiel dafür sein, einen KI-Use Case von einer Problemstellung her zu identifizieren. Der Fall bezieht sich auf einen Ansatz zur Lösung des Problems, veränderte rechtliche Anforderungen und nachhaltigkeitsbezogene Informationsbedarfe der Kunden notwendig effizienter erfüllen zu können. Es wurde erkannt, dass der Einsatz von KI eine solche Lösung ermöglichen könnte, es wurde aber nicht ausgehend von Informationen über vorhandene KI-Technologien nach einer KI-Einsatzmöglichkeit gesucht.
Initial situation
ALLCURA Versicherungs-Aktiengesellschaft is a specialist in financial loss liability insurance and publishes a sustainability report that is revised every four years. Although it is not one of the companies that are currently obliged to do so, the CO2 balance sheet is also to be reported. ALLCURA Versicherungs-AG has observed that information on sustainability and resource consumption plays a far greater role in customer decisions on risk cover than it did just a few years ago. Furthermore, the obligation to report on sustainability will be greatly expanded and, from 2024, will in all likelihood apply to companies that meet two of the following criteria: more than 250 employees, turnover of over € 40 million, balance sheet total of over € 20 million. This means that from 2025, auditors will have to audit the CO2 balance sheet of these companies for the previous financial year. Against this background, ALLCURA Versicherungs-AG would like to make up-to-date information on its own CO2 balance sheet available as efficiently as possible before 2024. To achieve this, the company is working on a solution involving the use of artificial intelligence (AI), which includes both the calculation of current CO2 consumption and the impact of business activities to offset this consumption.
Solution approach
To determine CO2 consumption, ALLCURA Versicherungs-AG, for example, records the types of energy and fuel consumed on the travel expense forms in addition to the means of travel and the distances traveled are entered into a distance calculator. Overall, however, in order to create the CO2 balance sheet for the sustainability report, it is necessary to select the relevant invoices from the service folders, transfer them to Excel spreadsheets and manually calculate the CO2 consumption associated with them. With the new solution, all invoices are to be scanned directly and the CO2 consumption calculated automatically. ALLCURA has found both an IT service company with which this approach can be pursued using AI technology and two other medium-sized companies that want to participate. If the AI technology is successfully trained with specifically prepared data, up-to-date information on CO2 consumption and the quantified impact of business activities to offset this consumption and thus on the current status of the CO2 balance should be available on an ongoing basis. With the increasing importance of information on sustainability and resource consumption in customer decisions, this would represent a competitive advantage. A further competitive advantage may arise if ALLCURA Versicherungs-AG is able to implement its intention to obtain shareholder status with the IT service company and thus be able to make the CO2 accounting system available to its customers via a license.
Stakeholders involved
- Chairman of the Management Board and founding member of ALLCURA Versicherungs-AG
- Project team (controlling, secretariat/travel planning, risk underwriting/data protection)
- Supervisory Board (in the case of the acquisition of shareholder shares, this is a transaction requiring approval in accordance with the Articles of Association)
- two other medium-sized companies involved in the project
- IT service provider
- Software service provider for accounting
Technology
ALLCURA AG no longer wants to transfer data from documents to Excel spreadsheets, but would at least like to be able to scan data from forms directly into its accounting and administration systems. To this end, the relevant internal forms have been adapted so that they meet the associated requirements and contain the data needed to generate the necessary information for the CO2 balance sheet.
Challenges
At ALLCURA Versicherungs-AG, the accounting data is stored on a drive and then imported into the accounting software system licensed by the selected software service provider. To create the CO2 balance sheet, it is necessary to extract the relevant data from the accounting data. This can be done by ALLCURA extracting the data relevant for the CO2 balance sheet using a tool and then importing it into the accounting software system. It would also be possible for ALLCURA to make the tool available to the software service provider and for the latter to extract the data relevant to the CO2 balance sheet directly without an intermediate step. As the software service provider could make a much larger amount of data available than a group of medium-sized companies, this would also be the better solution in terms of training an AI to extract data as accurately as possible. The extent of the targeted reduction in the cost of CO2 accounting and information extraction therefore depends largely on whether ALLCURA can agree on this better solution with the software service provider.
Result
As can be seen from the section on the solution approach, the core objective of the ALLCURA project is to provide a system for CO2 accounting based on continuously updated information on CO2 consumption and the quantified impact of business activities to offset this consumption. One of the purposes of the envisaged solution is to reduce the effort involved in CO2 accounting and obtaining information from the associated data. If ALLCURA succeeds in reaching an agreement with the accounting software service provider that the service provider will extract the relevant CO2 balance sheet data directly using a tool provided by ALLCURA, the reduction in the effort required to prepare the CO2 balance sheet will be significantly higher than if ALLCURA has to extract this data itself and can only then import it into the accounting software system.
Learnings
Regardless of the extent to which the solution approach can actually be implemented, it is interesting to note that the greatest difficulty for ALLCURA Versicherungs-AG was also finding an IT service provider with whom the feasibility of the project associated with the use of AI could initially be assessed.
The case of the ALLCURA project could be an example of identifying an AI use case based on a problem. The case refers to an approach to solving the problem of being able to meet changing legal requirements and sustainability-related information needs of customers more efficiently. It was recognized that the use of AI could enable such a solution, but the search for an AI use case was not based on information about existing AI technologies.
